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Le droit à la portabilité des données : Regard sur les nouvelles obligations des ordres professionnels

Par Lanctot Avocats

Rédigé par Me Sophie Boucher

Une réforme en termes de protection des renseignements personnels a vu le jour au Québec en septembre 2021 avec l’adoption du projet de loi no 64, soit la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (maintenant connue sous le nom de « Loi 25 »).

L’entrée en vigueur des dispositions s’est effectuée en trois (3) phases, la dernière ayant eu lieu le 22 septembre 2024 et concerne le droit à la portabilité.

Qu’est ce que le droit à la portabilité? Il s’agit du droit pour toute personne en effectuant la demande auprès d’une organisation de recevoir communication de ses renseignements personnels recueillis par cette organisation dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Un des défis associés au droit à la portabilité sera de déterminer si le requérant souhaite effectuer une demande d’accès à l’information dite « régulière » ou s’il souhaite exercer son droit à la portabilité. Le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques, à l’accès à l’information et à la laïcité (« SRIDAIL ») a créé un aide-mémoire à cette fin, qui est disponible sur son site internet[1].

Pour ce qui est des ordres professionnels, ce droit est maintenant prévu à l’article 84 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels[2] (« Loi sur l’accès ») en ce qui concerne les documents détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession et à l’article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé[3] (« Loi sur le privé ») en ce qui concerne les renseignements personnels autres que ceux détenus dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession.

Quelques précisions quant à ces deux (2) articles :

À moins que cela ne soulève des difficultés pratiques sérieuses (…) : cette notion n’étant pas définie dans les Lois, l’analyse s’effectue ainsi au cas par cas selon la Commission d’accès à l’information (« CAI »). À titre d’exemple, les coûts engendrés pour donner suite à une demande ou la complexité que nécessite le transfert dû au choix du demandeur quant à la forme peuvent être considérées comme des difficultés pratiques sérieuses. 

Ainsi, nous recommandons aux ordres professionnels de bien documenter le processus puisqu’un organisme qui invoque ce motif doit être en mesure d’en faire la démonstration devant la CAI lors d’une demande de révision, le cas échéant.

(…) un renseignement personnel informatisé recueilli auprès du requérant, et non pas créé ou inféré à partir d’un renseignement personnel le concernant (…) : le droit à la portabilité est limité aux renseignements personnels informatisés, c’est-à-dire organisés et structurés à l’aide de l’informatique. Ces renseignements personnels doivent également avoir été recueillis directement ou indirectement auprès de la personne par l’organisation. L’historique d’achats d’une personne est un exemple de renseignement recueilli indirectement puisqu’il est généré par les activités de la personne concernée.

Les renseignement créés ou inférés sont exclus du droit à la portabilité puisqu’ils sont générés par « l’analyse, l’observation ou obtenus par des algorithmes ou des corrélations[4] ».

(…) communiqué dans un format technologique structuré et couramment utilisé. : le SRIDAIL propose également une définition de ce qu’est un format structuré est couramment utilisé, soit lorsque les applications logicielles d’usage courant peuvent facilement reconnaître et extraire les informations qui y sont contenues. Des formats de type CSV, XML ou JSON sont adaptés à la portabilité.

Fait à noter, le SRIDAIL considère qu’un PDF, puisque difficile à traiter, n’est pas un format technologique structuré et couramment utilisé.

Ainsi, les ordres professionnels doivent s’assurer que les renseignements personnels informatisées peuvent être transposés dans des formats tels que CSV, XML ou JSON. Il nous apparaît donc important que les ordres professionnels mettent à jour leurs systèmes technologiques afin que les renseignements ci-haut mentionnés soient conservés dans ces formats.

Les ordres professionnels devraient également s’assurer que leur personnel soit adéquatement formé sur le traitement des données personnelles et le droit à la portabilité.

La mise en place de processus internes relativement au traitement de demandes de portabilité nous semble également une mesure importante.

En terminant, nous espérons que cet article aura permis de mieux comprendre ce qu’est le droit à la portabilité et que les ressources citées sauront vous guider à travers cette dernière phase d’implantation de la Loi 25.

Pour toute question en lien avec la portabilité des données et la conformité de votre organisation à ce nouveau droit à la portabilité des données, nous vous invitons à communiquer avec notre équipe.


[1] Voir le site https://www.quebec.ca/gouvernement/travailler-gouvernement/travailler-fonction-publique/services-employes-etat/conformite/protection-des-renseignements-personnels/acces-aux-renseignements-personnels/droit-portabilite à la section Modalités du droit à la portabilité.

[2] RLRQ, c. A-2.1

[3] RLRQ, c. P-39.1

[4] Site internet de la CAI, section Communiquer des renseignements dans un format technologique : https://www.cai.gouv.qc.ca/protection-renseignements-personnels/information-ministeres-et-organismes-publics/responsable-acces-documents-et-protection-renseignements-personnels